Praktisch aber oftmals verboten!
In viele Unternehmen werden die Dienstfahrzeuge inzwischen mit GPS Trackern ausgestattet oder durch intelligente Lösungen mit der Cloud des Fahrzeugherstellers verbunden. Aber wie sieht es hier mit dem Datenschutz aus?
Intelligente Helfer im Unternehmen
Beispiele für diese vernetzten Systeme sind unter anderem Mercedes Me oder auch OnStar, welches unter anderem von Opel eingesetzt wird. Nicht nur bei Fahrschulen ist die Überwachung der Fahrzeugposition ein gerne genutztes Hilfsmittel für die Planung der nächsten Aufträge. Nur dürfen diese intelligenten Helferlein so einfach im Unternehmen eingesetzt werden?
Tracking der Fahrzeugposition
Wir werden immer häufiger gefragt, ob der Einsatz von solchen Tools zum Flottenmanagement erlaubt ist, beziehungsweise welche Anforderungen an solche Systeme zu stellen sind. Wir haben die Häufung dieser Fragen zum Anlass genommen die Punkte etwas ausführlicher zu beleuchten.
Position der Aufsichtsbehörde
Im Jahresbericht der Landesbeauftragten für den Datenschutz und der Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Helga Block, wird der Punkt genauer beleuchtet. Der Abschnitt 7.4 geht hierbei auf den Punkt „Satellitengestützte Ortung zur Positionsbestimmung von Firmenfahrzeugen – kein zulässiges Mittel für eine Überwachung von Beschäftigten“ ein.
Im Kern positioniert sich die Aufsichtsbehörde dabei wie folge:
Die Nutzung moderner Ortungssysteme wie das Global Positioning System (GPS) zur Positionsbestimmung von Fahrzeugen darf nicht zur lückenlosen Verhaltens- und Leistungskontrolle von Beschäftigten genutzt werden. Eingesetzt werden dürfen Sie nur, wenn es zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses oder Steuerung der betrieblichen Belange erforderlich ist. Einwilligungen Beschäftigter sind regelmäßig unwirksam.
Landesbeauftragte für den Datenschutz und doe Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Was ist nun erlaubt, was ist verboten?
Generell ist zu berücksichtigen, dass neben der DSGVO, im Bereich der Beschäftigten. vor allem auch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) Regelungen beinhaltet, die es zu beachten gilt.
Die Auswertung von Positionsdaten durch den Arbeitgeber kann auf dieser Grundlage erlaubt sein, falls sie für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses dringend ist. Dies trifft zum Beispiel zu, wenn die Tourenplanung sich dynamisch ändert und der Arbeitgeber durch die Positionsdaten die Möglichkeit erhält, einfach den nächstgelegenen Fahrer zum neuen Ziel leiten zu können. Wichtig ist hierbei, dass die erhobenen Daten nicht zur Überwachung des Mitarbeiters genutzt werden dürfen. Eine Leistungsauswertung mittels Positionsdaten ist daher verboten!
Anders sieht es hingegen aus, wenn es um die Arbeitszeiten geht. Hier kann es im berechtigten Interesse des Unternehmens liegen, die Arbeits- und Pausenzeiten mittels Positionsdaten auszuwerten. Dabei steht immer die Frage im Hintergrund, ob es nicht ein milderes Mittel gibt um das Ziel zu erreichen.
Sie haben einen Betriebsrat im Unternehmen?
Falls Sie in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat haben, sollten Sie diesen in dem Einführungsprozess unbedingt mit beteiligen. Da die Ortung der Firmenfahrzeuge mittels GPS eine theoretische Möglichkeit der Leistungsüberwachung darstellt, ist der Betriebsrat gem. § 87 Abs. 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes in dem Prozess zu beteiligen. Das Ziel der Beteiligung besteht in einer Betriebsvereinbarung. In dieser Vereinbarung wird genau regelt, welche Daten erhoben werden und wie diese anschließend zu verwenden sind. Ebenfalls wird geregelt, in welcher Form eine Auswertung stattfinden darf. Die Vereinbarung soll von beiden Parteien dabei so präzise wie möglich formuliert werden, um anschließende Unklarheiten von vorne herein zu vermeiden.
Doch auch ohne Betriebsrat sollten Sie dafür Sorge tragen, dass die Auswertung der Daten eindeutig geregelt ist und allen Mitarbeitenden die passenden Informationen rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden. Bedenken Sie: ein Mitarbeiter, der den Nutzen eines solchen Systems nicht versteht und sich stattdessen ausschließlich in seiner Arbeit überwacht fühlt, wird nicht die Leistung abrufen, die er zu Leisten vermag. Stattdessen wird eher die Mentalität „Dienst nach Vorschrift“ Einzug finden.
Die Komplexität der Bewertung ist nicht zu unterschätzen!
Bereits bei dieser kurzen Betrachtung wird deutlich, dass das Thema Datenschutz, besonders im technischen Umfeld, nicht gerade trivial ist. Es muss klar sein, dass fast immer eine detaillierte Betrachtung stattfinden muss um den genauen Zusammenhang zu erfassen. Eine Oberflächliche Betrachtungsweise hilft hier selten.
Und vergessen Sie dabei nicht – Datenschutz ist Chefsache. Als Geschäftsführer sind Sie verantwortlich für den Bereich Datenschutz. Sie können zwar einzelne Aufgaben und Tätigkeiten delegieren, nicht aber Ihre Verantwortung! Setzen Sie daher auf einen starken Partner, der Ihnen bei den Themen den Rücken freihält.
Die MAMEDO IT-Consulting GmbH steht Ihnen mit Rat und Tat in den Bereichen Datenschutz, IT-Sicherheit und der Digitalisierung zur Seite. Als kompetenter Partner sorgen wir dafür, dass Sie nicht vom richtigen Weg abkommen und mit notwendiger Weitsicht die strategischen Themen bearbeiten können. Mit der MAMEDO IT-Consulting GmbH haben Sie einen Experten an Ihrer Seite, der mit Ihnen zusammen Lösungen entwickelt, die perfekt auf Ihr Unternehmen abgestimmt und belastbar sind.
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