Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Barbara Thiel, legt den verwendeten Fragebogen zur Querschnittsprüfung von 50 Unternehmen aus Niedersachsen offen.
In den vergangenen Monaten wurde in Niedersachsen eine Querschnittskontrolle im Bereich Datenschutz bezüglich der Umsetzung der DSGVO durchgeführt. Hierbei wurden, laut Webseite der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen, 50 große und mittelgroße Unternehmen geprüft. Ziel dabei war es herauszufinden, wie umfassend diese Unternehmen die Anforderungen durch die Datenschutzgrundverordnung umgesetzt haben.
Der Fragenkatalog wurde nun veröffentlicht und wir haben ihn uns natürlich auch genauer angeschaut. Der Fragenkatalog ist in 10 Punkte unterteilt, die jeweils in Form von Freitext beantwortet werden sollen.
Dabei ist es nicht die erste Querschnittsprüfung seit der DSGVO. In Bayern wurde eine ähnliche Prüfung unter anderen bei Arztpraxen durchgeführt.
Die Fragen des Fragebogens
Werfen wir zunächst ein Blick auf die gestellten Fragen. Den original Fragebogen können Sie hier einsehen. Wir haben Ihn für Sie hier zusammengetragen:
Fragenkatalog Querschnittsprüfung DS-GVO
1. Vorbereitung auf die DS-GVO
- Wie haben Sie sich als Unternehmen auf die DS-GVO vorbereitet?
- Schildern Sie (kurz) die Vorgehensweise, welche Bereiche involviert waren und welche Maßnahmen initiiert wurden. Sofern noch nicht alle Maßnahmen vollständig umgesetzt wurden, erläutern Sie bitte auch den Umsetzungsstatus.
2. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
- Wie haben Sie sichergestellt, dass alle Ihre Geschäftsabläufe, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, in ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen wurden?
- Wie stellen Sie dessen Aktualität sicher?
- Legen Sie bitte eine Übersicht Ihrer dokumentierten Verfahren sowie ein Beispielverfahren als Muster bei.
3. Zulässigkeit der Verarbeitung
- Auf Basis welcher Rechtsgrundlagen verarbeiten Sie personenbezogene Daten?
- Sofern Sie auch auf Basis von Einwilligungen personenbezogene Daten verarbeiten, legen Sie bitte Ihre verwendeten Muster bei.
4. Betroffenenrechte
- Wie stellen Sie die Einhaltung der Betroffenenrechte (auf Information, Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit) sicher?
- Skizzieren Sie Ihre diesbezüglichen Prozesse und gehen Sie insbesondere detailliert darauf ein, wie Sie Ihren Informationspflichten nachkommen. Vorhandene Musterinformationen fügen Sie bitte bei.
5. technischer Datenschutz
- Wie stellen Sie sicher, dass Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen bzw. die Ihrer Dienstleister ein dem Verarbeitungsrisiko angemessenes Schutzniveau gewährleisten?
- Wie stellen Sie sicher, dass Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen an den jeweiligen Stand der Technik angepasst werden?
- Wie stellen Sie sicher, dass Sie für die von Ihnen aktuell oder zukünftig eingesetzten IT-Anwendungen ein dokumentiertes datenschutzkonformes Rollen- und Berechtigungskonzept haben?
- Wie stellen Sie sicher, dass bei der Änderung oder Neuentwicklung von Produkten oder Dienstleistungen Datenschutzanforderungen von Anfang an mit berücksichtigt werden (Privacy by Design und by Default)?
6. Datenschutz-Folgenabschätzung
- Wie stellen Sie sicher, dass Verarbeitungen mit einem voraussichtlich hohen Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen erkannt und für diese eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt wird?
- Haben Sie in Ihrem Unternehmen Verarbeitungen mit einem voraussichtlich hohen Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen identifiziert? Welche?
- Fügen Sie bitte die jeweilige Dokumentation zur Datenschutz-Folgenabschätzung bei.
7. Auftragsverarbeitung
- Haben Sie Ihre bestehenden Verträge mit Auftragsverarbeitern an die neuen Regelungen der DS-GVO angepasst?
- Sofern Sie Musterverträge verwenden, fügen Sie diese bitte bei, darüber hinaus fügen Sie bitte einen aktuellen Beispielvertrag mit einem Ihrer Auftragsverarbeiter bei.
8. Datenschutzbeauftragter
- Wie ist Ihr Datenschutzbeauftragter in Ihre Organisation eingebunden?
- Welche Fachkundenachweise hat er?
9. Meldepflichten
- Wie stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen Datenschutzverstöße fristgemäß an die Aufsichtsbehörde meldet?
- Skizzieren Sie Ihre diesbezüglichen Prozesse.
10. Dokumentation
- Wie können Sie die Einhaltung aller vorstehend in Ziff. 2 – 9 genannten Pflichten nachweisen?
Können Sie die passenden Antworten geben?
Falls Sie das Gefühl haben, die meisten Punkte in dem Fragebogen stellen für Sie kein Problem in der Beantwortung dar, haben Sie vermutlich schon einen Großteil der DSGVO umgesetzt. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie vermutlich im Bereich Datenschutz noch nachbessern.
Bei den gestellten Fragen wird vor allem auf die Prozesse und Dokumentation des Datenschutzes abgestellt. Besonders durch die offenen Fragestellungen sowie die Anforderungen von verwendeten Mustern sollte somit die Aufsichtsbehörde damit einen guten Einblick in den Umsetzungsstand zum Thema Datenschutz in Niedersachsen bekommen. Neben dem Fragenkatalog hat die Aufsichtsbehörde zusätzlich noch ein Kriterienkatalog zur Prüfung veröffentlicht. Hierin ist beschrieben nach welchen Maßstäben eine Bewertung stattfinden soll.
Hilfe wo Sie sie benötigen
Mit uns als Partner im Bereich Datenschutz können Sie ohne Probleme die oben genannten Fragen beantworten. Wir stellen mit Ihnen zusammen sicher, dass die DSGVO ordnungsgemäß in Ihrem Betrieb umgesetzt ist und Sie somit keine Sorge vor einem ähnlichen Fragebogen haben müssen.
Gerade die Verschmelzung von technischem und organisatorischen Datenschutz ist eine unserer Stärken, da hier besonderer Fokus auf den Bereich der IT-Sicherheit gelegt wird. Wir unterstützen Sie bei der Erfüllung Ihrer Pflicht und zwar vom Anfang bis zur erfolgreichen Umsetzung. Des Weiteren stehen wir Ihnen bei Bedarf mit unseren TÜV zertifizierten externer Datenschutzbeauftragten mit Rat und Tat zur Seite.
Lassen Sie uns gemeinsam starten. Treten Sie mit uns in Kontakt, damit wir Ihnen bei Ihren Herausforderungen helfen können!
